Guia Rápido - Mesa Virtual

Mesa Virtual - Guia Rápido.pdf
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GUIA RÁPIDO

MESA VIRTUAL

ACESSANDO A MESA VIRTUAL
1. Acesse o SIPAC: https://sipac.sig.ufal.br/
2. Digite LOGIN e SENHA.

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3. Em qualquer tela dentro do SIPAC você pode, a qualquer momento,
acessar a Mesa Virtual clicando no ícone de mesmo nome indicado na
imagem abaixo:

ASSINANDO DOCUMENTOS
1. Dentro da Mesa Virtual, selecione a opção “Assinatura de Documentos”
no campo indicado pelo círculo vermelho:

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2. Certifique-se que no campo indicado pelo círculo está selecionado
“Documentos Pendentes de Assinatura.
3. Clique no ícone indicado pela seta, referente ao documento que deseja
assinar

ASSINANDO DOCUMENTOS
4. Selecione a opção “Assinar Documento”:

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Quando a janela abaixo abrir:
5. Clique em “Função Não Informada”;
6. Depois clique em

ASSINANDO DOCUMENTOS
7. Na tela seguinte, clique no ícone indicado pela seta:

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8. Por fim, insira sua senha de acesso e clique em “Confirmar”:

SOLICITANDO CIÊNCIA
Essa função é utilizada para que os interessados que possuem acesso ao
SIPAC tomem conhecimento do que foi decidido no processo, sem que seja
preciso tramitá-lo.
1. Na página inicial da Mesa Virtual, deve-se selecionar o filtro
“Processos na Unidade”.

2. Clique no ícone indicado pela seta.
3. Clique em “Ciência de Processo”.
4. Selecione “Solicitar Ciência do Processo”.

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SOLICITANDO CIÊNCIA
O pop-up abaixo será exibido.
5. Deve-se informar o “Usuário” que deve declarar ciência.
6. Pode-se adicionar observações.
7. Em seguida, deve-se clicar em "Adicionar".
8. Por fim, deve-se clicar em "Confirmar Solicitações".

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DECLARANDO CIÊNCIA
1. Para dar ciência em algum processo o servidor deve entrar na página
inicial da Mesa Virtual, e selecionar o filtro “Ciência em Processos”.

2. Agora basta selecionar o filtro “Pendentes de Ciência”, para listar
os processos que estão com pendências da sua ciência.
3. Selecione o processo, clicando na caixa de seleção.
4. Depois clique no ícone
Pronto! A ciência do processo foi declarada com êxito.

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CADASTRANDO PROCESSO
1. Acesse a Mesa Virtual e clique “Processos” ⟶ “Cadastrar
Processo”

2. Origem do Processo: selecione “Processo Interno” (processo iniciado na
UFAL).
3. Assunto do Processo: Basta inserir as primeiras letras do tipo do
processo desejado e o sistema apresentará a lista de opções disponíveis.
4. Processo Eletrônico: Escolha “sim”.
5. Assunto Detalhado: neste campo informe mais detalhes do processo
para que o mesmo possa ser recuperado mais facilmente quando
necessário.
6. Natureza do Processo: Sugere-se que seja preenchido como regra,
OSTENSIVO e os documentos sensíveis podem ser classificados como
SIGILOSOS.
7. Clique em “Continuar”.

CADASTRANDO PROCESSO
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8. Tipo de Documento: Basta inserir as primeiras letras do tipo do
processo desejado e o sistema apresentará a lista de opções disponíveis.
9. Natureza do Documento: Sugere-se que seja preenchido como regra,
OSTENSIVO. No caso de o documento conter informações pessoais,
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, o seu
acesso deve ser restrito, deve-se selecionar a opção SIGILOSO.
10. Assunto Detalhado, Volume e Observações são campos não obrigatórios.
11. Forma do Documento: informar se o documento será anexado ou escrito
no próprio sistema.

CADASTRANDO PROCESSO
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11. Escrever documento: Para escrever um documento, basta selecionar
“Escrever Documento”, abrirá uma caixa para digitação do texto.
12. Também é possível carregar um modelo pré-cadastrado para o tipo de
documento, clicando em CARREGAR MODELO ou CARREGAR MODELO
UNIDADE.
Após escrever o texto, basta clicar em “Adicionar Documento”.

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CADASTRANDO PROCESSO
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a.
a.

b.
b.
c.
c.
e.
e.

d.
d.
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13. Ao clicar em “Anexar Documento” preencha os campos obrigatórios
identificados com asterisco

a. Data do documento: inserir a data que em foi produzido o documento
que está sendo cadastrado.
b. Data do recebimento: inserir a data em que o documento que está
cadastrando foi recebido no setor.
Número de folhas: inserir o número de folhas do documento que está
cadastrando.
c. Tipo de conferência: ao cadastrar o documento o servidor deve escolher
a opção que corresponde ao documento apresentado pelo requerente,
conforme as opções a seguir:

CADASTRANDO PROCESSO
DOCUMENTO ORIGINAL: criados pelo servidor.
CÓPIA AUTENTICADA EM CARTÓRIO: o documento recebido para digitalização
ou composição do processo analógico, foi apresentada a cópia do documento
autenticada em cartório.
CÓPIA AUTENTICADA ADMINISTRATIVAMENTE: emitidos por sistemas ou
com chave de autenticação.
CÓPIA SIMPLES: documentos digitalizados enviados pelo interessado.

d. Arquivo Digital: campo para anexar o documento que está salvo no
computador.
e. Número de Folhas: Esse campo é preenchido automaticamente quando
o arquivo inserido for um PDF.
14. Após preencher todos os campos, basta clicar em “Adicionar
Documento”.

CADASTRANDO PROCESSO
a.
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b.
b.

d.
d.

f.f.

c.
c.

e.
e.

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Após inserir os documentos deve-se selecionar o assinante.
15. Selecione o documento que será assinado.
16. Clique em “Adicionar assinante”:
a. Minha assinatura: seleciona o servidor que está cadastrando o
processo.
b. Servidor da Unidade: é possível escolher um assinante dentre os
servidores que estão lotados em seu setor.
c. Servidor de outra unidade: é possível selecionar qualquer servidor do
órgão.
d. Discente: discentes da instituição.
e. Solicitar indicação de assinantes: seleciona um setor para indicar
assinantes para o documento.
f. Grupo de Assinantes: seleciona grupo de assinantes pré-cadastrados.
Obs.: Caso tenha documentos para outros assinantes, sugiro que insira primeiro os documentos que
dependem de sua assinatura e depois coloque os documentos cuja a assinatura seja de outros
servidores. Posteriormente é possível reordenar os documentos.

CADASTRANDO PROCESSO
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17. Se o assinante for o mesmo servidor que está Cadastrando o processo,
os documentos devem ser selecionados e podem ser assinados clicando
em “Assinar”.
OBS: para assinar os documentos siga os passos explicados na página 04
desse documento.
18. Caso o assinante seja outra pessoa, ao clicar em “Adicionar Assinante”
aparecerá a imagem abaixo. Clique no ícone

para adicionar o

assinante.
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19. Bolinha amarela ao lado da foto do assinante ⟶ assinatura pendente.
Quando a assinatura for realizada a bolinha ficará verde.
20. Clique em “Continuar”.

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CADASTRANDO PROCESSO
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21. Selecione a categaria a qual pertence o interessado.
22. Digite o nome.
OBS: o e-mail é preenchido automaticamente assim que o nome é inserido,
mas ele pode ser editado por um outro endereço.
23. Informe se deseja notificar interessado.
24. Clique em “Inserir”.

CADASTRANDO PROCESSO
a.
a.
b.
b.

Preencha os campos obrigatórios identificados com asterisco

a. Destino: Selecionar a opção “Outra Unidade”.
b. Unidade de Destino: Selecionar para qual setor deseja tramitar o
processo. Este setor pode ser informado também ao escrever seu código,
nome ou ser buscado na estrutura hierárquica.
Clique em “Continuar”.

CADASTRANDO PROCESSO

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Esta página compila todas as informações e documentos que foram inseridos
nas outras etapas do processo.
Verifique se todas as informações estão corretas e se todos os documentos
foram devidamente inseridos.
Caso verifique que falte alguma informação ou documento, é permitido voltar
nas etapas anteriores e fazer as devidas correções.
25. Após a verificação e confirmação que todos os dados do processo estão
corretos, basta clicar em “Confirmar”.

INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS
Diretora:
Luciana da Conceição Farias Santana
Elaboração do Manual:
Caline Teixeira Souza Santos
Contatos:
secretaria@ics.ufal.br
3214-1323/3214-1324